lunes, 24 de septiembre de 2007

Documentos de Correspondencia





Historia
El 15 de abril de 1988 el Consejo de Administración de Hullera Vasco-Leonesa aprueba los proyectos de Biblioteca y Archivo de la Sociedad, como resultado de la necesidad creciente de mejorar los sistemas informativos y el tratamiento de los documentos. El Servicio de Archivo nace vinculado a la Dirección Administrativa con dos objetivos fundamentales: colaborar en la gestión administrativa diaria de las oficinas y recoger, organizar, custodiar y difundir el patrimonio documental conservado por la empresa en su trayectoria centenaria. Desde 1995, la organización, gestión y custodia del Archivo se encarga a la Fundación Hullera Vasco-Leonesa.
En la actualidad, el Archivo de Hullera Vasco-Leonesa es uno de los archivos empresariales privados más importantes de España y sus trabajos se sitúan en primera línea en el ámbito español, primero como ejemplo de inserción del archivo en la administración de la empresa y además, como referencia imprescindible para el conocimiento del desarrollo histórico de la minería del carbón española desde el siglo XIX.




Hoy el archivo cuenta con cientos de metros lineales de documentación inventariada e informatizada, que ocupan miles de unidades de instalación en libros y cajas de archivo normalizadas, número que se incrementa todos los años debido a las transferencias reguladas de documentación,dentAdemás, en 1998 la Fundación Hullera Vasco-Leonesa adquirió el Archivo de D. Carlos Arias Navarro, Marqués de Arias Navarro, Presidente del Gobierno durante los años 1974 a 1976, con el conjunto de la documentación conservada durante su vida personal y profesional. La Fundación Hullera Vasco-Leonesa realizó el inventario de la documentación recibida y procedió a la adecuación de la sala para su instalación definitiva en el año 2001.




En el Cuadro de Clasificación el Archivo de D. Carlos Arias Navarro se mantiene separado del Archivo de Sociedad Anónima Hullera Vasco-Leonesa, como corresponde a sus distintas procedencias



Por último, en el año 2001 ha finalizado el traslado al Archivo de la documentación conservada procedente de Hulleras de Sabero y Anexas, empresa leonesa que nació en 1894 y finalizó su actividad minera en 1991. Una vez inventariada, esta documentación formaráro del Archivo de Sociedad Anónima Hullera Vasco-Leonesa, un fondo propio.
Existe más información sobre el Archivo en la Base de Batos de Patrimonio Documental Español, disponible en la Web del
Ministerio de Cultura.


Definición de archivo
Lugar donde se guardan documentos. Conjunto de documentos.
Agrupación de información que puede ser manipulada de forma unitaria por el sistema operativo de un ordenador. Un fichero puede tener cualquier tipo de contenido (texto, ejecutables, gráficos, etc.) y posee una identificación única formada por un 'nombre' y un 'apellido', en el que el nombre suele ser de libre elección del usuario y el apellido suele identificar el contenido o el tipo de fichero. Así, en el fichero "prueba.txt" el apellido "txt" señala que se trata de un fichero que contiene texto plano.


Archivo Municipal
Se denomina Archivo Municipal al conjunto orgánico de documentos de cualquier época y soporte material, producidos y recibidos por el Municipio en el ejercicio de sus funciones y que se conservan debidamente organizados para su utilización en la Gestión Administrativa Municipal, la información a los ciudadanos, la cultura y la investigación.FuncionesEl Archivo Municipal es un bien de dominio público, ya que conserva y custodia el patrimonio documental del Municipio.Es así mismo un Servicio General de la Administración Municipal, y su principal función es la de recibir, organizar, clasificar y describir los documentos, para servirlos a la propia Institución y a los ciudadanos.Objetivos
Organizar todo el Archivo bajo normas archivísticas
Capacitar al personal en la materia
Llegar con la capacitación a los establecimientos educativos
Asesorar en todos los temas referentes a Archivos a todas las instituciones que así lo requieran.Acceso y servicio de los documentosTodos los ciudadanos tienen derecho a recibir información y consultar libremente los documentos conservados en el Archivo Municipal, sin más limitaciones que las derivadas de la naturaleza de los documentos, de su estado de conservación o de las impuestas por la legislación vigente.

ARCHIVO

MISIÓN DEL ARCHIVO
Asegurar la correcta gestión, conservación y manejo del patrimonio documental de la U con miras al apoyo de la gestión global de esta y su difusión a las comunidades universitaria y nacional, a través de sus componentes y como desarrollo del principio de autonomía universitaria, respetando los principios, valores y pautas archivísticas y etico-archivisticas vigentes en el país.
Posicionar a la UN a la vanguardia en materia archivística dentro de las instituciones nacionales de educación superior.
VISION DEL ARCHIVO
Cumplimiento de su misión a través de la consolidación y desarrollo de su estructura en elementos flexibles, competencias y funciones claras que fluidifiquen la función y el servicio de archivo en todos los niveles organizacionales

REGLAMENTACIÓN DE ARCHIVO
Resolución rectoral 385 de 2003. Marzo31 Por la cual se fijan las políticas Documentales, se crea el Sistema de Archivos y regulan los Comités de Archivo.
Resolución rectoral 386 de 2003. Marzo 31 Por la cual se expide el Reglamento General de Archivos de la Universidad.
CORRESPONDENCIA
MISION DEL GRUPO DE CORRESPONDENCIA
Es Misión del Grupo de Correspondencia atender las necesidades de nuestros usuarios en materia de mensajeria a través de un manejo confiable de los documentos y una atención amable y solícita en todo momento, sirviendo de apoyo en la administración, investigación y desarrollo de la Universidad
VISION DEL GRUPO DE CORRESPONDENCIA
Ser la Oficina de Correspondencia líder en el servicio de mensajeria a nivel institucional que proporcione a sus usuarios recepciones y entregas ágiles y oportunas garantizando la responsabilidad en el manejo de la correspondencia.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL GRUPO DE CORRESPONDENCIA

INTRODUCCIÓN1. DEFINICIÓN
1.1. CORRESPONDENCIA EXTERNA1.1.1. Correspondencia Externa Recibida 1.1.2. Correspondencia Externa Entregada 1.2. CORRESPONDENCIA INTERNA
2. DESCRIPCIÓN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES


A continuacion se muestra un listado de funcionalidades y caracteristicas implementadas en el sistema.
Correspondencia Recibida--------------------------------------------------------------------------------
1. Correspondencia recibida Muestra un listado de la correspondencia recibida por año y mes
2. Registrar Correspondencia Recibida Formulario con los campos para registrar la correspondencia recibida
3. Seleccionar Correspondencia Recibida a Direccionar Permite imprimir el listado de correspondecia para entregar en esta dependencia
4. Buscar Correspondencia Recibida por Asunto o Nro detalle
5. Personas procedencia de correspondencia recibida Muestra un listado de las personas de donde se recibe la correspondencia
6. Dependencias Procedencia de Correspondencia Recibida Muestra un listado de las dependencia de donde se recibe correspondencia
7. Registrar correspondencia devuelta Permite generar un listado de correspondencia que ha sido devuelta a esta dependencia
Correspondencia Despachada--------------------------------------------------------------------------------
1. Listado de Correspondencia despachadaMuestra listado de la correspondencia despachada por año y mes
2. Registrar Correspondencia Despachada Muestra el formulario de registro de la correspondencia por despachar
3. Seleccionar Correspondencia Mensajero Permite imprimir el listado de la correspondencia que se despacha con el mensajero
4. Buscar Correspondencia Despachada por Asunto y por Año Buscar Correspondencia Despachada por Asunto y por Año, tambien permite ver los detalles...
5. Personas Destino De Correspondencia Despachada Muestra un listado de personas destino de correspondencia despachada
6. Dependencias destino de correspondencia despachada Muestra un listado de las dependencias destino de correspondencia..